Den nye bogføringslov fra 1. juli 2022, kræver beskrivelse af bogføring og opbevaring. Den skal laves ret snart efter 30.9.2022.

I gamle lov var der en regel om standardsystemer. Hvis man anvendte et standardsystem, og ikke væsentligt havde tilrettet dette, kunne man anvende systemleverandørens beskrivelse af bogføring og opbevaring (hvis man også anvendte dette system til opbevaring), mod at systembeskrivelserne blev opbevaret i virksomheden i klarskrift. Man behøvede ikke at udarbejde egne beskrivelser.

Men nu skal alle relevante virksomheder nu skal udarbejde og opbevare beskrivelser. Denne må øvrigt opbevares enten elektronisk eller på papir.

 

Hvem er det relevant for?

Hovedparten af de virksomheder som er omfattet af bogføringsloven, skal udarbejde den pligtige beskrivelse. Det er:

* Alle virksomheder i Årsregnskabslovens klasse B-D, for eksempel alle selskaber (uanset størrelse).

* Andre erhvervsdrivende, og hvor omsætningen er over 300.000 kr. årligt.

* Bemærk at dette i øvrigt også gælder andelsboligforeninger, hvis boligafgift og øvrig omsætning er større end 300.000 kr. i 2 på hinanden følgende år.

Kravet gælder ikke virksomheder, som efter årsregnskabsloven ikke er regnskabspligtige (fx personlige ejede virksomheder, I/S, andelsboligforeninger), med omsætning under 300.000 kr.

 

Det skal du beskrive:

1. Beskrivelse af procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres

Beskrivelsen skal indeholde oplysninger om hvorledes virksomheden sikrer at alle virksomhedens transaktioner bliver registreret nøjagtigt og snarest muligt efter transaktionens gennemførelse.

Hvis man anvender en standardkontoplan, angives dette. (Erhvervsstyrelsens standardkontoplan, hvilket bogføringssystems standardkontoplan) e.l. Hvis man anvender en til virksomheden tilpasset kontoplan, anføres dette, og kontoplanen vedlægges som bilag til beskrivelsen.

Beskrivelsen skal også indeholde en beskrivelse af virksomhedens transaktioner, samt procedurer for registrering af disse og procedurer for løbende afstemning.

 

2. Beskrivelse af opbevaring

Når virksomheden anvender et digitalt bogføringssystem til at opbevare bogføring og bilag, skal dette ikke samtidig beskrives i den pligtige system beskrivelse, udover at beskrive, hvilket system der anvendes.

Indtil kravet om digitale bogføringssystemer træder i kraft (forventeligt 2024 / 2026), skal systembeskrivelsens krav imidlertid iagttages, og der skal ske beskrivelse af opbevaring af bogføring (registreringer) samt bilag.

Regnskabsmateriale derudover, er virksomheden ikke pligtig at opbevare digitalt, men er stadig omfattet af kravet om systembeskrivelse. Øvrigt regnskabsmateriale er:

* Virksomhedens bogføringsprocedurer, jf. § 6.

* Oplysninger som er nødvendige for kontrolsporet.

* Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.

* Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.

* Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.

 

3. Beskrivelse af ansvarlige

Anfør navne på den eller de personer, der er ansvarlige for bogføringens tilrettelægges. Det skal ikke angives, hvem der rent faktisk udfører bogføringen, og der kan godt være sammenfald mellem den person, der udfører selve bogføringen og den der er ansvarlig herfor.

Hvis der sker udskiftning af de personer som er ansvarlige for procedurerne, skal proceduren ændres, så den indeholder de aktuelle navne på de ansvarlige personer.

Hvis bogføringen lægges ud til en revisionsvirksomhed, må proceduren indeholde en beskrivelse af dette, samt hvem internt i virksomheden, som er ansvarlig for overlevering til revisionsfirmaet og hvordan dette sker, samt CVR nummer på revisionsvirksomheden, så Erhvervsstyrelsen kan se via beskrivelserne hvordan der bogføres, og hvor bilag og bogføring befinder sig henne.

 

Erhvervsstyrelsens skabelon

Heldigvis kan du få hjælp til at dokumentere systembeskrivelserne via en skabelon offentliggjort af Erhvervsstyrelsen (se dette link:

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-om-bogforing

Du skal i beskrivelserne tage hensyn til, at bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Så en lille virksomhed = mindre beskrivelse. Og større virksomhed = større beskrivelse.

Men virksomheder i klasse B, kan som udgangspunkt (afhængigt af forholdene), nøjes med at anvende Erhvervsstyrelsens skabelon.

Erhvervsstyrelsen mener, at man skal overholde kravet om systembeskrivelse i det førstkommende regnskabsår, der starter efter den 30.09.2022 (den dag Erhvervsstyrelsen offentliggjorde sin skabelon).

Det vil sige at hvis du har kalenderåret som regnskabsår, skal beskrivelsen være lavet senest den 1. januar 2023.

Kontakt os hvis du vil vide mere.